Blog

Smartbooks könyvelői beszélgetés_innováció a könyvelőíirodában

5 könyvelő és 5 szoftverfejlesztő ült egy kerekasztal körül: “Innováció a könyvelőirodában”

Attól függően, hogy jól kapcsolódunk hozzá, vagy idegenkedünk tőle, a digitalizációs hullám felemel vagy elsöpör bennünket. Ez pedig könyvelőkre, könyvelt vállalkozókra, vagy szoftverfejlesztőkre ugyanannyira vonatkozik. A szoftverek, melyeket a jogkövető pénzügyi adminisztrációhoz fejlesztenek, lépést tartanak, vagy épp diktálják a tempót, de ma már megkerülhetetlen szereplői a könyvelők munkájának. Ezért készített a R!port Applications kutatást könyvelők körében (és részvételünkkel egy kerekasztal-beszélgetést könyvelőkkel és fejlesztőkkel), ahol az ezzel kapcsolatos attitűdöket jártuk körbe. A kérdőívre adott válaszokat elemző beszélgetésben két teljesen ellentétes jövőkép is felvillant.

Közel 200 könyvelő osztotta meg a véleményét a kutatásban, és az ezzel foglalkozó kerekasztal körül különböző típusú könyvelőirodák, és a pénzügyi szoftvereket fejlesztő cégek képviseltették magukat. Utóbbiak közül a Billcity, a Relax, az RLB, a SMARTBooks és a Számlázz.hu vezetői jelentek meg a Facebook live-ban, a könyvelői véleményeknek pedig öt teljesen különböző méretű (és hozzáállású) szakember adta a magyar hangját.

A kutatás teljes anyagát, eredményeit itt olvashatod el: Innovációk egy könyvelőirodában
Mini jövőkutatás könyvelőirodai digitalizációs irányokkal kapcsolatban
— — —
A Könyvelői Kihívások FB-csoportban Kristó Zoltán vezetésével tartott kerekasztal-beszélgetést itt tudod megnézni(Amennyiben még nem vagy tag, a Könyvelői Kihívások csoportba itt tudsz becsatlakozni, hogy megnézhesd a videót).

Kicsik félnek, nagyok bátrak? 

A kérdőív (és a beszélgetés) első kérdése is azt járta körül, hogy kinek milyen érzései vannak a könyvelői digitalizációval kapcsolatban.

Meglepő eredményeket kaptunk! A skála a “hátamon feláll a szőr, elutasítom” választól az “inkább félek” válaszon keresztül “ez az egyetlen út” 10 pontos véleményig terjedt. A nagyobb irodák voltak, akik a 10 pontot egész jó arányban közelítették (9,4 végeredeménnyel zártak), és a kisebb könyvelőirodák voltak azok, akik alacsonyabb pontszámokat hoztak erre a kérdésre. Megállapíthatjuk, hogy a digitalizáció iránti elköteleződés annál nagyobb, minél nagyobb maga az iroda is? 

Politikától a házaséletig mindent kitárgyalunk – ez beletartozik a könyvelésbe.

Vannak olyan könyvelőirodák, ahol a személyes találkozótól egyszerűen nem szeretnének eltekinteni, ahogy azt a beszélgetés egyik résztvevője megosztotta. Ezzel a nézőponttal természetesen senki nem vitatkozott, de a robotmunkát (személyes beszélgetések ide vagy oda) a robotok elvégezhetik a a háttérben, a “beszélgetőpartnerek” helyett.

A Számlázz.hu képviselője, Stygár László például elmondta, kifejezetten büszke arra, hogy jó és olcsó digitalizációs eszközöket biztosítanak a piac számára: online adatkapcsolatot könyvelési rendszerekkel, ahol a banki adok amint lejönnek, mennek is rögtön a könyvelési rendszerekbe. Mindezt ma már alapvető eszközként elérhető áron képesek a legkisebbeknek is biztosítani. Véleménye (és tapasztalata) szerint 

kkv-knál és könyvelőknél nem választás kérdése a digitalizáció, hanem meg fog történni.” 

Nemcsak fejlesztőként, hanem könyvelőként is egyet lehet érteni, együtt lehet ezzel élni. “A Marson is csinálhatnám, csak wifi legyenfejezte ki magát Vágó Zsuzsa (a közepes könyvelőirodák képviseletében), akinek egyetlen ügyfele sem cserélte le őt, amikor közölte velük, mostantól a tengerpartról könyvel.

A komoly piaci dominanciával rendelkező RLB képviselője, Lauber Attila szerint az ügyfél ráadásul többet is kap a digitalizációval, és naprakészebb a könyvelése. Kisebb irodák esetén feltehetően azért csak 6,8 pontot kapott az első kérdés, mert 8 hónapja van a NAV-os lehetőség, ami alapján jóval könnyebb könyvelni. “Programfejlesztők most tapogatóznak, hogy lehet leghatékonyabban kihasználni a lehetőségeket.” véli. 

Messze a vége, de mindenki hasznosnak fogja találni.”

Meg ugye kötelező is, hiszen a NAV valódi hajcsár a digitalizációra felé terelés egyik vezető szerveként. De mivel a rendszereket az igényekhez és a kötelezettségekhez egyszerre kell fejleszteni, sok még a hibalehetőség.  Könyvelőként gyakran szinte tesztelőként nyúlunk egy-egy újabb programhoz, és nehézséget okoz az adatok áttöltögetése is: gyakran derül ki, hogy a megoldások még nem tökéletesek. 

Ellenőrzés nélkül beengedhetjük az automatikusan érkező adatokat?

Az automatizáció egyik mellékhatása lehet, hogy a könyvelők gyakran nem ellenőrzik, csak simán “beszippantják” a NAV-adatokat. Pedig ez a gyakorlat sok hibalehetőséget rejt, ezért az ellenőrzés nem kiiktatható. Néhány példa:

  • Bár a jogszabályi előírás egyértelmű, mégis a gyakorlatban találkoztak már a könyvelők olyan esettel, amikor egyes számlázóprogramok nem azokat az adatokat küldik el a NAV-nak, mint ami a számlán szerepel.
  • Ha beérkezik a számlakép pl. a SMARTBooks Dokufree szolgáltatáson keresztül, de a NAV-tól nem jött be (ilyen például, amikor a számla pénztárgépen került kiállításra és ez nem szerepel a NAV Online Számla rendszerében). 
  • Vagy éppen fordítva, beérkezik a NAV-tól a számla, viszont a vállalkozás nem kapta meg, vagy nem fogadta be a számlát és ezért nem lehet a bevallásban szerepeltetni a számlát.

Zádori Jácint szerint szintén az ellenőrzés a legnagyobb probléma: “Adatok NAV online rendszeréből vagy különböző más rendszerekből érkeznek, ezek pedig mind ellenőrzési pontokat generálnak, ez pedig többletfeladat.“ – adott bepillantást az irodája működésébe. Az új rutinokra pedig az új rendszerek sincsenek még felkészítve.

A törvénykezés és a vírushelyzet egyaránt a digitalizációs folyamatot gyorsítja, ahol minden szereplő (fejlesztők, könyvelők és vállalkozók is) lépéskényszerben vannak. Az RLB-nél például az évi 6-8 update helyett tavaly 36 programfrissítésre volt szükség, ezért szétforgácsolódnak az erőforrások.

Mi a helyzet a segédprogramokkal? 

A kutatás kérdései között szerepelt, hogy ki milyen segédprogramokat használ a könyveléshez. Kiderült, hogy a könyvelők 85%-a használ valamilyen kiegészítő szoftvert:

  • az ügyfél számlázóját (51%)
  • dokumentumkezelési segédprogramokat (pl. közös mappák, Dropbox, Google Drive, Cadren, Smartbooks Dokufree, egyéb) (45%)
  • OCR alapú segédprogramok (Billcity, QUiCK, stb.) (22%)

Az ügyfél számlázója és az OCR alapú segédprogramok használata a nagyobb irodákban jóval nagyobb előfordulású (68% illetve 40%), még a közös mappa kezelési módszerek használata enyhén alacsonyabb a nagy irodákban, mint az átlagnál (40%). A legnagyobb irodákban egyre nagyobb mértékben jelen vannak azok a technológiák, ahol egyáltalán nincs fizikai anyagátadás.

Gábor Tamás a Relax képviseletében hangsúlyozta, hogy kifejezetten hisznek a segédprogramokkal való együttműködésekben, hiszen senki nem lenne képes mindent házon belül leprogramozni. Szerinte a könyvelőirodák feladata a megfelelő “portfólió” kialakítása, és az, hogy a választott eszközöket betanítsák az embereiknek. 

Stygár László szintén azt vallja, hogy remek módszer válogatni az eszközökből: ha együtt gondolkodunk (a fejlesztők, a könyvelők és a könyvelt vállalkozók) akkor a segédprogramokból össze tudjuk válogatni a megfelelőeket. “Tavaly erre hoztuk a létre a Számlázz.hu PARKot. A Számlázz.hu ma már egy központi adatcsatorna számos szolgáltatással. De nem lesz benne soha minden, hanem maga köré gyűjti a segédprogramokat, amik közül mazsolázva

össze lehet legózni egy vállalat teljes digitális működését.

A nagy könyvelőirodák képviseletében megjelent Bazsó Mónika azt a szempontot hangsúlyozta, hogy hatalmas feladatot ró rájuk a megfelelő segédprogramok összeválogatása, ráadásul “sok ügyfél nem azt a rendszert akarja használni, amit én szeretnék. Nyolc-tíz számlázót kell használni és ismerni, mert az ügyfelek ezt használják.

Schramm Károly, a SMARTBooks ügyvezetője hasonló álláspontot foglalt el a kerekasztal-beszélgetésben: “A lényeg, hogy a rendszerek közti interfészek kicsiszoltan álljanak rendelkezésre, így egy gyönyörű szép pókháló kirajzolódik. Attól függően, hogy hogyan dolgozik, mindenki meg fogja találni a neki szánt változatokat.” 

Fábus Éva, aki egy kisebb méretű könyvelőirodát vezet, azt a kérést dobta be a hazai könyvelőpiac nagy részét kiszolgáló programok fejlesztőinek, hogy “butítsák le az instrukciókat”: ahogy egy mosógépen is a saját nyelvén olvashatja el a felhasználói kézikönyvet. 

Jövőkép: az integráció a győztes vízió

Mind a kérdőív, mind a beszélgetés legfontosabb kérdésének végül a zárókérdés bizonyult: “Jelenleg mi a legvalószínűbb jövőkép, milyen ökoszisztémával fognak dolgozni?”

Két győztes szcenárió született:

  1. A közös és modern rendszer, amit könyvelő és ügyfél együtt használ. Ebben a tranzakciókat az ügyfél rögzíti, könyvelő adatokat a maga számára alkalmas módon paraméterez, de rögzítenie nem kell. Egy adatbázist látunk, egy programban dolgozunk.
  2. Gyökeres ellentéte az előző elképzelésnek, melyben a könyvelő modern könyvelőprogramot használ, automatikus a könyvelés a NAV-adatoknak köszönhetően, viszont szinte érdektelen, hogy az ügyfél mit használ. A könyvelő munkájának lényege, hogy korrekt főkönyv legyen, illetve hogy az adózási és más infót átadja adóhatóságnak és ügyfélnek, aki teljesen külön rendszerben dolgozik.

Összességében az látszik, hogy a kérdőív válaszadói bizonytalanok a jövőképben, de ha mindenképp “jóslásba” bocsátkozunk, akkor a két jövőkép közül az 1. győzött. A kerekasztal nagyobb szelete is a kollaboratív, közösen használt, az együttműködő rendszerekben hisz. 

Vélemények a kerekasztal mellől

Pálkerti Norbert (egy 15 éve folyamatosan egyre inkább digitalizálódó könyvelőiroda képviseletében) úgy véli, hogy a könyvelő dolga hosszú távon annyi lesz, hogy adót optimalizáljon. “Nem fogja engedni az adóhatóság hosszú távon, hogy ne lássanak azonnal mindent, könyvelésen belül is.” – vetítette előre a szép új világot. Szerinte ha megérkezik mondjuk a 8.0, meg fogunk lepődni. “Ami most gyerekcipőben jár, 10 év múlva profi lesz a NAV-nál.

Schramm Károly szerint sem szabad kihagyni a vállalkozókat. Abban hiszünk, hogy terjedni fog a közös, felhőben található rendszer, amiben mindenki a saját aspektusát láthatja. “De ezzel együtt sem ez lesz az egyöntetű irány, nem lesz homogén piac”, azaz az integrált és a segédprogramokkal kiegészített verziók ugyanúgy jelen lehetnek a választási lehetőségek sokszínűségét biztosítva.

Zádori Jácint szintén kooperáció-párti: “Mindegy, hogy ügyfél milyen rendszert használ, nekünk azzal együtt kell működni.Szabó Dénes, a Billcity képviselője azzal egészítette ki ugyanezt a víziót, hogy a “jövő a munkafolyamatok szervezésében rejlik: mindenkinek legyen meg a szerepe, legyen az teljes rendszer szervezett és automatizált.

Stygár László a beszélgetés utolsó megszólalójaként elmondta, hogy már most (és voltaképp 28 éve) azért dolgozik, hogy “amit a gépek el tudnak végezni, azt gépek végezzék, mert gyorsabbak és hibamentesebbek nálunk.” A Számlázz.hu pedig mindig jelen lesz mint adatforrásgazda. “A havi 5 millió számla, amit már ma kibocsájtanak a Számlázz.hu rendszerében, megjelenik könyvelőknél, emellett NAV-tól is megjelennek a számlák. A Számlázz.hu-tól  a banki tranzakciók is átmennek, tehát szinte a teljes adathalmazt, amivel a könyvelők dolgoznak a Számlázz.hu már ma is biztosítja.” Emellett hangsúlyozta, hogy nem is kollaboráció a lényeg, hanem még inkább az, hogy a könyvelő jó szoftvert használjon, a lehető legtöbb és legpontosabb adatokkal. 

Összefoglalva

Pillanatnyilag tehát nem látszik pontosan a jövő, bár a jelen egész szépen kirajzolódott. Ami biztos, hogy a megfelelő kontrollpontok kialakításával akár a teljes körű (!) automatizáció is elérkezhet, természetesen a könyvelő tanácsadói szerepének megtartása, erősödése mellett. Szoftverfejlesztőként a könyvelők és az ő ügyfeleik, a könyvelt vállalkozások egyaránt ügyfeleink, akiknek a minél hibamentesebb és gyorsabb digitális megoldások megtalálása a legfontosabb, közös szempontja. A szoftveren túl pedig ott vannak a könyvelő-vállalkozás közös folyamatai, amelyek átlátása, kialakítása szintén a programfejlesztők támogatásával valósulhat meg legteljesebb módon.

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás