Attól függően, hogy jól kapcsolódunk hozzá, vagy idegenkedünk tőle, a digitalizációs hullám felemel vagy elsöpör bennünket. Ez pedig könyvelőkre, könyvelt vállalkozókra, vagy szoftverfejlesztőkre ugyanannyira vonatkozik. A szoftverek, melyeket a jogkövető pénzügyi adminisztrációhoz fejlesztenek, lépést tartanak, vagy épp diktálják a tempót, de ma már megkerülhetetlen szereplői a könyvelők munkájának. Ezért készített a R!port Applications kutatást könyvelők körében (és részvételünkkel egy kerekasztal-beszélgetést könyvelőkkel és fejlesztőkkel), ahol az ezzel kapcsolatos attitűdöket jártuk körbe. A kérdőívre adott válaszokat elemző beszélgetésben két teljesen ellentétes jövőkép is felvillant.
Közel 200 könyvelő osztotta meg a véleményét a kutatásban, és az ezzel foglalkozó kerekasztal körül különböző típusú könyvelőirodák, és a pénzügyi szoftvereket fejlesztő cégek képviseltették magukat. Utóbbiak közül a Billcity, a Relax, az RLB, a SMARTBooks és a Számlázz.hu vezetői jelentek meg a Facebook live-ban, a könyvelői véleményeknek pedig öt teljesen különböző méretű (és hozzáállású) szakember adta a magyar hangját.
A kutatás teljes anyagát, eredményeit itt olvashatod el: Innovációk egy könyvelőirodában
Mini jövőkutatás könyvelőirodai digitalizációs irányokkal kapcsolatban
— — —
A Könyvelői Kihívások FB-csoportban Kristó Zoltán vezetésével tartott kerekasztal-beszélgetést itt tudod megnézni. (Amennyiben még nem vagy tag, a Könyvelői Kihívások csoportba itt tudsz becsatlakozni, hogy megnézhesd a videót).
Kicsik félnek, nagyok bátrak?
A kérdőív (és a beszélgetés) első kérdése is azt járta körül, hogy kinek milyen érzései vannak a könyvelői digitalizációval kapcsolatban.
Meglepő eredményeket kaptunk! A skála a “hátamon feláll a szőr, elutasítom” választól az “inkább félek” válaszon keresztül “ez az egyetlen út” 10 pontos véleményig terjedt. A nagyobb irodák voltak, akik a 10 pontot egész jó arányban közelítették (9,4 végeredeménnyel zártak), és a kisebb könyvelőirodák voltak azok, akik alacsonyabb pontszámokat hoztak erre a kérdésre. Megállapíthatjuk, hogy a digitalizáció iránti elköteleződés annál nagyobb, minél nagyobb maga az iroda is?
“Politikától a házaséletig mindent kitárgyalunk – ez beletartozik a könyvelésbe.”
Vannak olyan könyvelőirodák, ahol a személyes találkozótól egyszerűen nem szeretnének eltekinteni, ahogy azt a beszélgetés egyik résztvevője megosztotta. Ezzel a nézőponttal természetesen senki nem vitatkozott, de a robotmunkát (személyes beszélgetések ide vagy oda) a robotok elvégezhetik a a háttérben, a “beszélgetőpartnerek” helyett.
A Számlázz.hu képviselője, Stygár László például elmondta, kifejezetten büszke arra, hogy jó és olcsó digitalizációs eszközöket biztosítanak a piac számára: online adatkapcsolatot könyvelési rendszerekkel, ahol a banki adok amint lejönnek, mennek is rögtön a könyvelési rendszerekbe. Mindezt ma már alapvető eszközként elérhető áron képesek a legkisebbeknek is biztosítani. Véleménye (és tapasztalata) szerint
“kkv-knál és könyvelőknél nem választás kérdése a digitalizáció, hanem meg fog történni.”
Nemcsak fejlesztőként, hanem könyvelőként is egyet lehet érteni, együtt lehet ezzel élni. “A Marson is csinálhatnám, csak wifi legyen” – fejezte ki magát Vágó Zsuzsa (a közepes könyvelőirodák képviseletében), akinek egyetlen ügyfele sem cserélte le őt, amikor közölte velük, mostantól a tengerpartról könyvel.
A komoly piaci dominanciával rendelkező RLB képviselője, Lauber Attila szerint az ügyfél ráadásul többet is kap a digitalizációval, és naprakészebb a könyvelése. Kisebb irodák esetén feltehetően azért csak 6,8 pontot kapott az első kérdés, mert 8 hónapja van a NAV-os lehetőség, ami alapján jóval könnyebb könyvelni. “Programfejlesztők most tapogatóznak, hogy lehet leghatékonyabban kihasználni a lehetőségeket.” – véli.
“Messze a vége, de mindenki hasznosnak fogja találni.”
Meg ugye kötelező is, hiszen a NAV valódi hajcsár a digitalizációra felé terelés egyik vezető szerveként. De mivel a rendszereket az igényekhez és a kötelezettségekhez egyszerre kell fejleszteni, sok még a hibalehetőség. Könyvelőként gyakran szinte tesztelőként nyúlunk egy-egy újabb programhoz, és nehézséget okoz az adatok áttöltögetése is: gyakran derül ki, hogy a megoldások még nem tökéletesek.
Ellenőrzés nélkül beengedhetjük az automatikusan érkező adatokat?
Az automatizáció egyik mellékhatása lehet, hogy a könyvelők gyakran nem ellenőrzik, csak simán “beszippantják” a NAV-adatokat. Pedig ez a gyakorlat sok hibalehetőséget rejt, ezért az ellenőrzés nem kiiktatható. Néhány példa:
- Bár a jogszabályi előírás egyértelmű, mégis a gyakorlatban találkoztak már a könyvelők olyan esettel, amikor egyes számlázóprogramok nem azokat az adatokat küldik el a NAV-nak, mint ami a számlán szerepel.
- Ha beérkezik a számlakép pl. a SMARTBooks Dokufree szolgáltatáson keresztül, de a NAV-tól nem jött be (ilyen például, amikor a számla pénztárgépen került kiállításra és ez nem szerepel a NAV Online Számla rendszerében).
- Vagy éppen fordítva, beérkezik a NAV-tól a számla, viszont a vállalkozás nem kapta meg, vagy nem fogadta be a számlát és ezért nem lehet a bevallásban szerepeltetni a számlát.
Zádori Jácint szerint szintén az ellenőrzés a legnagyobb probléma: “Adatok NAV online rendszeréből vagy különböző más rendszerekből érkeznek, ezek pedig mind ellenőrzési pontokat generálnak, ez pedig többletfeladat.“ – adott bepillantást az irodája működésébe. Az új rutinokra pedig az új rendszerek sincsenek még felkészítve.
A törvénykezés és a vírushelyzet egyaránt a digitalizációs folyamatot gyorsítja, ahol minden szereplő (fejlesztők, könyvelők és vállalkozók is) lépéskényszerben vannak. Az RLB-nél például az évi 6-8 update helyett tavaly 36 programfrissítésre volt szükség, ezért szétforgácsolódnak az erőforrások.
Mi a helyzet a segédprogramokkal?
A kutatás kérdései között szerepelt, hogy ki milyen segédprogramokat használ a könyveléshez. Kiderült, hogy a könyvelők 85%-a használ valamilyen kiegészítő szoftvert:
- az ügyfél számlázóját (51%)
- dokumentumkezelési segédprogramokat (pl. közös mappák, Dropbox, Google Drive, Cadren, Smartbooks Dokufree, egyéb) (45%)
- OCR alapú segédprogramok (Billcity, QUiCK, stb.) (22%)
Az ügyfél számlázója és az OCR alapú segédprogramok használata a nagyobb irodákban jóval nagyobb előfordulású (68% illetve 40%), még a közös mappa kezelési módszerek használata enyhén alacsonyabb a nagy irodákban, mint az átlagnál (40%). A legnagyobb irodákban egyre nagyobb mértékben jelen vannak azok a technológiák, ahol egyáltalán nincs fizikai anyagátadás.
Gábor Tamás a Relax képviseletében hangsúlyozta, hogy kifejezetten hisznek a segédprogramokkal való együttműködésekben, hiszen senki nem lenne képes mindent házon belül leprogramozni. Szerinte a könyvelőirodák feladata a megfelelő “portfólió” kialakítása, és az, hogy a választott eszközöket betanítsák az embereiknek.
Stygár László szintén azt vallja, hogy remek módszer válogatni az eszközökből: ha együtt gondolkodunk (a fejlesztők, a könyvelők és a könyvelt vállalkozók) akkor a segédprogramokból össze tudjuk válogatni a megfelelőeket. “Tavaly erre hoztuk a létre a Számlázz.hu PARKot. A Számlázz.hu ma már egy központi adatcsatorna számos szolgáltatással. De nem lesz benne soha minden, hanem maga köré gyűjti a segédprogramokat, amik közül mazsolázva
össze lehet legózni egy vállalat teljes digitális működését.”
A nagy könyvelőirodák képviseletében megjelent Bazsó Mónika azt a szempontot hangsúlyozta, hogy hatalmas feladatot ró rájuk a megfelelő segédprogramok összeválogatása, ráadásul “sok ügyfél nem azt a rendszert akarja használni, amit én szeretnék. Nyolc-tíz számlázót kell használni és ismerni, mert az ügyfelek ezt használják.”
Schramm Károly, a SMARTBooks ügyvezetője hasonló álláspontot foglalt el a kerekasztal-beszélgetésben: “A lényeg, hogy a rendszerek közti interfészek kicsiszoltan álljanak rendelkezésre, így egy gyönyörű szép pókháló kirajzolódik. Attól függően, hogy hogyan dolgozik, mindenki meg fogja találni a neki szánt változatokat.”
Fábus Éva, aki egy kisebb méretű könyvelőirodát vezet, azt a kérést dobta be a hazai könyvelőpiac nagy részét kiszolgáló programok fejlesztőinek, hogy “butítsák le az instrukciókat”: ahogy egy mosógépen is a saját nyelvén olvashatja el a felhasználói kézikönyvet.
Jövőkép: az integráció a győztes vízió
Mind a kérdőív, mind a beszélgetés legfontosabb kérdésének végül a zárókérdés bizonyult: “Jelenleg mi a legvalószínűbb jövőkép, milyen ökoszisztémával fognak dolgozni?”
Két győztes szcenárió született:
- A közös és modern rendszer, amit könyvelő és ügyfél együtt használ. Ebben a tranzakciókat az ügyfél rögzíti, könyvelő adatokat a maga számára alkalmas módon paraméterez, de rögzítenie nem kell. Egy adatbázist látunk, egy programban dolgozunk.
- Gyökeres ellentéte az előző elképzelésnek, melyben a könyvelő modern könyvelőprogramot használ, automatikus a könyvelés a NAV-adatoknak köszönhetően, viszont szinte érdektelen, hogy az ügyfél mit használ. A könyvelő munkájának lényege, hogy korrekt főkönyv legyen, illetve hogy az adózási és más infót átadja adóhatóságnak és ügyfélnek, aki teljesen külön rendszerben dolgozik.
Összességében az látszik, hogy a kérdőív válaszadói bizonytalanok a jövőképben, de ha mindenképp “jóslásba” bocsátkozunk, akkor a két jövőkép közül az 1. győzött. A kerekasztal nagyobb szelete is a kollaboratív, közösen használt, az együttműködő rendszerekben hisz.
Vélemények a kerekasztal mellől
Pálkerti Norbert (egy 15 éve folyamatosan egyre inkább digitalizálódó könyvelőiroda képviseletében) úgy véli, hogy a könyvelő dolga hosszú távon annyi lesz, hogy adót optimalizáljon. “Nem fogja engedni az adóhatóság hosszú távon, hogy ne lássanak azonnal mindent, könyvelésen belül is.” – vetítette előre a szép új világot. Szerinte ha megérkezik mondjuk a 8.0, meg fogunk lepődni. “Ami most gyerekcipőben jár, 10 év múlva profi lesz a NAV-nál.“
Schramm Károly szerint sem szabad kihagyni a vállalkozókat. Abban hiszünk, hogy terjedni fog a közös, felhőben található rendszer, amiben mindenki a saját aspektusát láthatja. “De ezzel együtt sem ez lesz az egyöntetű irány, nem lesz homogén piac”, azaz az integrált és a segédprogramokkal kiegészített verziók ugyanúgy jelen lehetnek a választási lehetőségek sokszínűségét biztosítva.
Zádori Jácint szintén kooperáció-párti: “Mindegy, hogy ügyfél milyen rendszert használ, nekünk azzal együtt kell működni.” Szabó Dénes, a Billcity képviselője azzal egészítette ki ugyanezt a víziót, hogy a “jövő a munkafolyamatok szervezésében rejlik: mindenkinek legyen meg a szerepe, legyen az teljes rendszer szervezett és automatizált.”
Stygár László a beszélgetés utolsó megszólalójaként elmondta, hogy már most (és voltaképp 28 éve) azért dolgozik, hogy “amit a gépek el tudnak végezni, azt gépek végezzék, mert gyorsabbak és hibamentesebbek nálunk.” A Számlázz.hu pedig mindig jelen lesz mint adatforrásgazda. “A havi 5 millió számla, amit már ma kibocsájtanak a Számlázz.hu rendszerében, megjelenik könyvelőknél, emellett NAV-tól is megjelennek a számlák. A Számlázz.hu-tól a banki tranzakciók is átmennek, tehát szinte a teljes adathalmazt, amivel a könyvelők dolgoznak a Számlázz.hu már ma is biztosítja.” Emellett hangsúlyozta, hogy nem is kollaboráció a lényeg, hanem még inkább az, hogy a könyvelő jó szoftvert használjon, a lehető legtöbb és legpontosabb adatokkal.
Összefoglalva
Pillanatnyilag tehát nem látszik pontosan a jövő, bár a jelen egész szépen kirajzolódott. Ami biztos, hogy a megfelelő kontrollpontok kialakításával akár a teljes körű (!) automatizáció is elérkezhet, természetesen a könyvelő tanácsadói szerepének megtartása, erősödése mellett. Szoftverfejlesztőként a könyvelők és az ő ügyfeleik, a könyvelt vállalkozások egyaránt ügyfeleink, akiknek a minél hibamentesebb és gyorsabb digitális megoldások megtalálása a legfontosabb, közös szempontja. A szoftveren túl pedig ott vannak a könyvelő-vállalkozás közös folyamatai, amelyek átlátása, kialakítása szintén a programfejlesztők támogatásával valósulhat meg legteljesebb módon.
