Blog

smartbooks a sikerhez vezető út vállalkozóknak

A sikerhez vezető út apró lépései

Újragondolt folyamatok, naprakész adatok

avagy hogyan lehetsz a sztárcsatár és kit válassz edzőnek és gyúrónak

A mai cikk célja nem kevesebb, mint hogy segítsen újragondolni egy mély beidegződést, áttörni egy olyan falat, ami a nagyon sok mikro- és kisvállalkozó életére óriási hatással lehet. Vagyis tudom, hogy sok állati jó focista focizik a pályán, de azt is tudom, hogy ott benn a pályán nem látszik vagy nem úgy, hogy hol vannak a többiek, kinek lehet passzolni, és kinek nem. Illetve azt sem a focista tudja legjobban, milyen gyúróra és edzőre van szüksége ahhoz, hogy kihozza magából a maximumot. Na most elmondom, hogyan lehetsz Te a sztárcsatár az állati jó focisták között…

A cikk olvasása ajánlott: mikro és kisvállalkozások vezetői, családtagjaik, tanácsadóik, pénzügyes munkatársaik és könyvelőik számára.

Nagyon sok éve foglalkozom a KKV cégek támogatásával az informatika területén, de hosszú utat kellett megtennem, mire megértettem: A legtöbb cég nem tudja, merre keresse az utat, hogyan lépjen tovább, amikor a cég versenyképességéről gondolkozik.

Tudom, hogy elcsépelt kérdés, és számtalan helyen “adtak erre tuti receptet”. A kérdés, hogy melyik téren kellene elsősorban fejlődni, általában nyilvánvaló:

  • növelni az értékesítést
  • növelni a kiszolgálási kapacitást, (akár termék, akár szolgáltatás téren)
  • növelni az árrést / nyereséget

Az elakadás a konkrét lépéseknél szokott kezdődni 

A legtöbb vállalkozó tudja, melyik egy vagy két pont fontos neki igazán a három közül. A kereslet a legtöbb szektorban adott, “csak” el kell érni, és nyereségesen ki kell tudni szolgálni az ügyfeleket.

Persze, egy cikk megírásakor ezek a leegyszerűsítések nagyon jól hangzanak, de én is utálom a “papírízű” igazságokat. Saját bőrömön is tapasztalom, hogy ez nem ilyen könnyen szétválasztható. 

Miből vegyek fel még egy munkatársat, ha nincs elég pénzünk? Minek reklámozzak, ha nem tudok több ügyfelet kiszolgálni?

És itt jönnek a képbe a pénzügyek, és az ehhez kapcsolódó, sokak által idegenkedve kezelt “adminisztráció”. Tudom, hogy  elsősorban a pénzügyi helyzetünk határozza meg a mozgásterünket. Ahogy a focit gólra játsszák, nyilvánvaló, hogy a vállalkozók nyereséget akarnak a nap végén (év végén) elkönyvelni, pontosabban hazavinni :), vagy esetleg újra beruházni további fejlesztésekbe. És ahogy a fociban van edző, gyúró, és számtalan nélkülözhetetlen szereplő a csapat és a sztárcsatár körül, aki végül berúgja a gólt, ugyanígy a cégben is elengedhetetlen, hogy a háttérmunka jól el legyen végezve.

Ez kell ahhoz, hogy megalapozottan tudjunk dönteni. 

Gondoljuk át, mi az a két-három legfontosabb adat, amire szükségünk van! 

Árrés? A jövő havi befizetendő áfa? A vevők által, vagy rosszabb esetben általunk még ki nem fizetett számlák összege?Van még néhány tipikus kérdés: az A vagy B típusú projektek hozzák, vagy inkább viszik a pénzt? Az X vagy Y termékeken jobb az árrésünk? Mennyit költöttem múlt hónapban a készletekre, amiket még nem tudtam eladni?

És itt a lényegi pillanat. 

Rendelkezünk ezekkel az információkkal mindig naprakészen, sok babramunka nélkül? Ha igen, használjuk! 

Ha nincsenek meg, vagy bonyolult megtudni, vagy nem naprakész, gondolkozzunk el egy pillanatra: ezen adatok ismeretében hogyan alakítanánk a vállalkozásunkat, mit érhetnénk el a használatukkal? Ha úgy érezzük, hogy lenne hová fejlődni, ne legyintsünk, ne engedjünk a régi beidegződéseknek! Egészen egyszerű megoldások léteznek, már költséges fejlesztések és projektek nélkül is, ez nem a nagy háttérirodával rendelkező cégek játéka többé. Mindig kiemelem: FEJBEN DŐL EL. Ha tényleg ezeket az adatokat szeretnénk, szerezzük meg őket! 

Nézzük meg, hogyan történhet ez meg egyszerűen!

Túl sok embert látok, aki izzad, küzd egy-egy probléma súlya alatt, és nem veszi észre, hogy karnyújtásnyira van tőle egy néha bonyolultabb, néha akár pofonegyszerű megoldás. Nem lehet nagyobb hibát elkövetni a 21. század gazdaságában, mint vakon lemaradni a kínálkozó lehetőségekről.

Ma már egy jó pénzügyi rendszer lehetővé teszi, hogy automatikusan megjelenjenek a szállítók számlái a rendszerünkben, egyszerűen összekapcsoljuk a banki mozgásokkal a számlák státuszát, kétszeres rögzítés nélkül naprakészen ugyanazt lássuk a könyvelőnkkel, és két-három gyors riport minden reggel a szemünk előtt legyen!

És ilyen megoldások egyszerű regisztrációval, havidíjas alapon elérhetőek…

Sőt, lehet, hogy az első lépések megtételéhez még egy új programra sincs szükségünk, csak egy nyitott könyvelőre. Például, ha a könyvelőnk SMARTBooks Könyvelést használ, mi az ingyenes DokuFree csomaggal egyszerűen fel tudjuk tölteni a számlákat, és naprakészebb adatokat kérhetünk tőle.

Lesznek, akiket ez az információ “lázba hoz”, lesz, akiknek csak egy apró magot ültet el a fejében. És lesznek, akik legyintenek, mert félnek belevágni, halogatják, még rosszabb esetben nem akarnak szembesülni a számokkal. Gondolom le se kell írni, melyik hozzáállásnak mi lesz a végeredménye.

Ezt a cikket részben az inspirálta, hogy hétről hétre egyre több cég keres meg minket, hogy megkérdezze, tudunk-e olyan listát adni, melyik könyvelőirodák használják a SMARTBooks Könyvelést, mert szeretnék megkeresni őket. Azon kezdtem gondolkozni, kik ők, és miért ilyen motiváltak. Nyilván nem gondolom, hogy a siker titka a SMARTBooks használata 🙂 Azt viszont igen, hogy

automatizmusokkal, kevesebb adminisztrációval, azonnali adatokkal sokkal sikeresebben lehet vállalkozást vezetni.

Együttműködni a könyvelővel – másképp

Lépjük át a régi beidegződéseket.

Visszatérve a cikk eleji hasonlatra, az üzlet is csapatjáték. És a csapat nem csak azokból áll, akik pályára lépnek, meccs után is ott az elemzés, még a sportban is egyre fontosabbak az adatok. Ahogy terjed ez a szemlélet, úgy kezdenek egyre többen együttműködni másképp a könyvelőkkel is. Használhatunk közös felhő alapú rendszert, vagy csak feltölthetem például úgy két mozdulattal minden számlámat a már említett ingyenes DokuFree megoldással, hogy azonnal a könyvelőnél landol bent a könyvelőrendszerében minden adatom. Ezáltal sokkal gyorsabban előáll az egyenlegem, és megváltozik az az alap beidegződés, hogy a vállalkozóként engem nem érdekel, mit is csinál utólag a valós adatok után egy hónappal a könyvelő. Vannak példák, ahol a pénzügyek közös kezelésére is látunk kezdeményezéseket. 

Ez a nyitás és közös gondolkozás a könyvelők érdeke is, hiszen nagyon formálódik a szakma, és hosszabb távon a siker egyik záloga az lesz, ha nem az adatok, számlák (újbóli) rögzítése fogyasztja az értékes munkaidőt. Ehelyett a vállalkozókat segítve, a pénzügyekben kicsit akár navigálva kínálkozik egy új perspektíva. 

Az integrált rendszer, amit mindkét fél a felhőben elér, csupán egy eszköz, de olyan utakat nyit meg, aminek a gyümölcseit mindkét fél élvezheti. Merjünk együtt gondolkozni! 

Kell még Excel, ahol naponta, hetente pipálgatjuk a kiegyenlített és még kiegyenlítetlen számlákat? A legtöbb kis cégnél nincs is külön a pénzügyekkel foglalkozó ember, legtöbbször a vezető kezeli a pénzügyeket az egyébként is zsúfolt napjai elején és végén – milyen fontos munkákat végezhetne ehelyett? Ahol pedig van pénzügyes kolléga, milyen értékes adatokat tudna biztosítani, ha több ideje szabadulna fel?

Ezek csak bevezető gondolatok, egy-két órát nyilván mindenkinek rá kell szánnia, hogy átgondolja a lehetőségeit, vagy rákérdezzen a könyvelőjénél, tudna-e neki segíteni.

És a kooperáció egyre szélesebb körű. Száz éve a grundon felnőtt gyerekek mentek a nagy sportmeccsekre, ma komoly stáb van egy kisebb csapat mögött is. Most a könyvelőket emeltem ki, de jönnek a banki adatok, a partnerekkel az online kapcsolattartás, és nem is látjuk, mit hoz még a jövő.

Be sem fér egy ilyen cikk keretei közé, mennyi irányba lehet még továbblépni a pénzügyeken belül is, és ha megvannak a számok, látjuk a jó irányokat, léphetünk tovább az ügyfélnyilvántartás okosításától, a rendelések hatékonyabb kiszolgálásáig.

Akarsz lenni velünk sztárcsatár?

Megnézem a SMARTBooks funkciókat!

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás