Dobos Ágnes interjú

“Az integrált együttműködésben hiszünk” – interjú Dobos Ágnessel, az E-Társ könyvelőiroda vezetőjével

Dobos Ágnest már akkor foglalkoztatta egy egyszerű pénzügyi-számviteli integrált együttműködés lehetősége, amikor a SMARTBooks rendszere még nem is létezett. Mi lenne, tette fel a jogos kérdést, ha a kisebb cégeknek is lehetősége lenne a saját pénzügyi nyilvántartásaikat egy zárt, integrált rendszerben a számviteli rendszerrel összekötve kezelni? Így a vállalkozók, cégvezetők valós idejű adatok alapján hoznának üzleti döntéseket. A sok milliárdos bevételt termelő nagyobb cégeknél, ahol elképzelhetetlen adatmennyiség pörög, és szinte végtelen embermunkaóra áll rendelkezésre, ilyen rendszer nélkül elképzelhetetlen a hatékony működés. De a vízió (és ma már a valóság) az, hogy többé nemcsak náluk! Ma már van erre lehetőség kisebb cégeknél is, hiszen az adat alapú, integrált vállalatirányítás mindenki számára elérhető. Dobos Ágnes, az E-társ könyvelőiroda vezetője interjúnkban arról beszél, hogy mi szükséges ehhez, és hogy miért fontos az integrált együttműködés cégek és a könyvelési szakértőik között.

Hogyan működik a könyvelőirodád, és honnan ered a fent leírt elképzelésed a szakma és megbízóinak ideális együttműködéséről?
– Húsz éve indult a könyvelőirodánk, és körülbelül tizenöt éve működik nálunk ez a munkamódszer. Amikor elkezdtem ebben a szakmában dolgozni, már akkor sem olyan könyvelőirodát szerettem volna, ahol a szakmai együttműködés a megbízókkal csupán abból áll, hogy havonta feldolgozásra váró papírhalmokkal öntenek el az ügyfelek. Már akkor is az volt az elképzelésem, hogy az analitikus munkán túl, komplex szolgáltatással tudjunk értékes együttműködést kialakítani. Nagyon szeretem a vállalkozói közeget, minden vállalkozásnak, amellyel együtt dolgozom, egy picit a szakmai része is érdekel. Az elejétől kezdve olyan ügyfeleket kerestem, akikhez így szakmai partnerként tudunk kapcsolódni, és így abban tudtunk tapasztalatot gyűjteni, hogy az ilyen típusú folyamatok hogyan tudnak jól és hatékonyan működni. Az elmúlt években erre elsősorban azoknál a cégeknél nyílt lehetőség, akik önálló integrált vállalatirányítási rendszerben kezelték az ügyviteli folyamataikat, de saját könyvelési csoportot gazdasági okokból nem akartak fenntartani. Olyan szakmai partnert kerestek, aki rálát az adataikra, folyamataikra, ebben vesz rész integráltan, távolról és támogatja őket számviteli, kontrolling területen.

Mekkora jelenleg az irodátok, és hogyan tevődik össze az ügyfélkörötök?
– A fent is említett szakmai munka okán egy kisebb szakmai csapatot szerettem volna építeni. Jelenleg is négyen-öten vagyunk a csapatban, rugalmasan dolgozunk. Ez a fajta szakmai munka lehetővé teszi, hogy életszakaszokhoz igazodva mindenki annyi munkaórában vegyen részt, ami még felelősen vállalható számára. Elsősorban online dolgozunk, így lehetőség van a rugalmas időbeosztásra is. A fő vonal a kicsit nagyobb méretű cégek, az integrált rendszerrel dolgozó együttműködő partnerek. Már 15 éve is, amikor erről beszélgettünk szoftverfejlesztőkkel, három együttműködés típus körvonalazódott bennem könyvelőként. A legnagyobbaknak saját könyvelőosztályuk, vagy főkönyvelőjük van. Aztán a “középosztály”, akik már dolgoznak integráltan, mert a tevékenységükhöz ez elengedhetetlen, például a kereskedelemben. Saját könyvelési osztályt nem visznek, hanem pénzügyi osztályuk vagy pénzügyesük van, de ő nem könyvelő, vagy nincs gazdasági végzettsége. És már akkor volt egy harmadik láb, a kisebb, szolgáltató cégek. Pénzügyi-számviteli integrációra nekik is szükségük van, de annyira nem nagyok, hogy egy komplett integrált rendszert működtessenek. Ennek az ügyfélkörnek korábban nem tudtunk valóban hatékony, számukra is elérhető integrált megoldást mutatni. A vállalkozások nagy része sem volt érett, nyitott rá, és megfelelő rendszer sem igazán volt hozzá. Nyilván a piac sem volt akkora, hogy érdemes legyen rá fejleszteni. Azóta a vállalkozói réteg igényei is érezhetően efelé mozdultak. Először azok léptek be az integrált működésbe, akik nagy mennyiségű adattal dolgoztak, nem volt jellemző, hogy havi 50-100-150 számla miatt egyszerűbb gazdasági események nyilvántartására egy vállalkozó beruházzon egy komplex integrált vállalatirányítási rendszerbe. Ahogy körülöttünk ma már mindenhol, ezen a területen is egyértelműen megérkezett az igény az elérhető digitális megoldásokra.

Mit értünk integráció alatt?

Saját meghatározásod és tapasztalatod szerint mit jelent pontosan az integrált rendszer?
– Olyan informatikai megoldás, ahol a különböző gazdasági egységekben, területeken keletkezett adatok egységes információs rendszert hoznak létre.

Van egy értékesítésem, egy beszerzésem, a kapcsolódó számlák, van egy pénzügyi vonal, bank, pénztár, és van az egészet összefogó könyvelési, kontrolling, vagy cash-flow terület, feladatok. Azt értem integráltságnak, amikor az ezekhez tartozó adatok egy rendszerben vannak, és adatmegosztás révén mindenki ebből állítja elő a saját kimutatásait, bizonylatait, mindazt, amire szüksége van.

Abban a cégméretben, akikkel dolgozol, valójában a SMARTBooks az első olyan integrált rendszer, ami mindezt lehetővé teszi?
– Igen, a kisebb saját integrált vállalatirányítási rendszerrel nem rendelkező ügyfeleinknek ez egy olyan megoldás lehet, olyan pénzügyi rendszer (a SMARTBooks Pénzügy modul, amelynek továbbfejlesztett verziója október 7-től SMARTBooks Business néven elérhető – a szerk.), amiről azt gondolom, hogy teljes körűen kiszolgálja egy cég pénzügyi folyamatainak kezelését. A SMARTBooks abból a szempontból egyedülálló, hogy a pénzügyi nyilvántartáshoz felhőalapú szolgáltatáson keresztül a könyvelési rendszert is hozzákapcsolja. A legtöbb könyvelőprogram fejlesztett olyan megoldásokat, amikkel az ügyfelek is tudnak csatlakozni, de ezek nem felhő alapúak, egy előző struktúra bővítésével jöttek létre, nem pedig egy új platformon megszületett, egységes rendszerként.

Amikor eleve egy ilyen működésre vágytál, és eleve ilyen ügyfeleid voltak, majd megérkezett az ehhez passzoló rendszer, hogyan sikerült bevezetni a munkátokba?
Mivel a Számlázz.hu össze van kötve a SMARTBooks-szal, és abból tovább lehet lépni, azokat az ügyfeleinket léptettük át a rendszerbe, akik eleve a Számlázz.hu-val dolgoztak. Az az elképzelésünk valósul most meg, hogy először nem változtatunk az együttműködésen, a folyamatok kezelésén, csak elkezdjük a SMARTBooksot használni az ő könyvelésükre. Elkezdtük felépíteni a SMARTBooksban a rendszert, amit közösen is tudunk majd működtetni. Nagyon fontosnak tartom, hogy egy ilyen integrált együttműködésnél a digitális folyamatokat tervezni kell, és kitalálni, hogy ki, mit, hogyan és miért fog csinálni. Nekünk is tudnunk kell, hogy ha az ügyfelünknél valaki beledolgozik a rendszerbe, mit, miért és hogyan csinál. Ehhez egy jól kiforrott együttműködésre van szükség. Ha valaki nem olyan világból jött, ahol integrált rendszerrel dolgozott, először picit megrémül, hogy ehhez nem ért, hogy ő nem tud könyvelni… Olyankor megmutatjuk, hogy neki nem kell könyvelni, csak ki kell választani, hogy az adott költség, amit a számlán lát, az parkolási díj, vagy irodaszer, így többnyire hamar kiderül, hogy könnyen megbirkózik a feladattal. Nagy biztonságot ad emellett, hogy a rendszerben jogosultsághoz kötött többszintű a számla lezárás, így a rögzítést követően mi több ponton tudunk módosítani még az adatokon a véglegesítést megelőzően. Könyvelőirodaként nekünk a SMARTBooks Pénzügy felületeit is ismernünk kell, hogy ha az ügyfélnek valami zavart okoz, hatékony támogatást tudjunk nyújtani számára. Sokszor ezek nem technikai kérdések, hanem például nem tudja, hogyan kezeljen a rendszerbe egy új gazdasági eseményt. Ilyenkor akkor tudunk segíteni, ha mi is ismerjük a felületet, amin dolgozik.

Miért is jobb így…?

Ha meg kéne becsülnöd, hogy körülbelül mennyi időt spóroltok így a pénzügyi adminisztráción, magatoknak és ügyfeleiteknek, mit mondanál?
– Számomra ez egy sokkal összetettebb kérdés. Időben is sokat, de ez függ attól, hogy milyen cég, milyen funkciókat kezd el használni (például az automata banki átemelést használja-e), stb. Számomra sokkal inkább releváns, hogy korszerű és hatékony megoldásokat használjak. Nem kiváltani akarok, hanem olyan ügyfelekkel szeretnék gyarapodni, akiket szintén az lelkesít, hogy így működjön a vállalkozásuk: az ügyviteli rendszer kompakt egész, és teljes körű információval áll számára naprakészen. Mert az információ hatalom, egyértelmű előny a vállalkozásoknak. Persze tanítani is kell őket erre, mert nem feltétlenül a könyvelési adatoknak kell naprakésznek lenni, hanem a pénzügyi adatoknak. De ha kap egy ilyen rendszert, akkor már tudok neki segíteni abban, hogy legyen olyan munkafolyamata, ahol minden reggel az az első, hogy “itt az előző napi bankod”. Ha már van egy rendszer, akkor könnyű erre megtanítani a pénzügyi-ügyviteli folyamatokat végző kollégákat is. Így a cégvezetőnek nem másfél hónappal az események után állnak rendelkezésére az információk a cégéről. Számomra ez egyértelműen versenyelőny, és szerencsére sok olyan vállalkozóval dolgozom, akit nem kell erről meggyőzni. Abban látom a szerepünket, hogy megoldást tudjunk mutatni a vállalkozásoknak az ügyviteli rendszerének kialakítására, ha az igény megfogalmazódik benne.

Hogy látod, az ilyen típusú gondolkodással vezetett cégek a maguk területén jellemzően piacvezetők? Van valami, ami megkülönbözteti őket a piacuk többi szereplőjétől?
– Úgy gondolom, hogy sokkal szélesebb vállalkozói réteg gondolkodik így. Minden hatékonyan működő vállalkozás vezetéséhez szükség van információra. Nemzetközi viszonylatban a milliárdos cégek is kicsinek számítanak. Ha forgalomhoz kötjük (bár ez nem mindig függ össze adatmennyiséggel), akkor néhány százmilliós forgalmú cégekről beszélek, de lehet akár ötvenmilliós, vagy milliárdos is. Ez az a réteg, aki számára egy informatikai rendszer már igazán fontos. Mert ha havi 3-4 számlát állít ki a vállalkozó a Számlázz.hu-ból, az még követhető más informatikai rendszer nélkül is. Aki 30-40 számlát állít ki, és fogad be havonta annak már fontos egy jól működő és lehetőleg zárt informatikai rendszer.

Hogyan jellemeznéd őket, miről ismerhet magára egy cégvezető, akinek ilyen típusú megoldásokra van szüksége?
– Talán vállalkozói tudatosság, egyfajta gondolkodásmód a közös jellemzőjük. Azt gondolom, hogy az emberek között vannak olyanok, akik vérbeli vállalkozók. Az igazi, vérbeli vállalkozó szereti azt, hogy folyamatosan kutat, keres, elemez, újraértelmez, tervez, dönt. Neki már szüksége van egy információs rendszerre, mert érti, hogy ebből mi az előnye. Tervezni, dönteni, újratervezni nem nagyon lehet adatok nélkül. Többnyire mindenkinek van egy excel-táblája, vagy valahonnan tudja, amit tudni akar. De így egy rendszerben látszik minden, és kevesebb, könnyebb dolga van, ha rendelkezésre állnak megbízható adatok.

Merre tovább könyvelőszakma?

Már ma sem úgy néz ki a könyvelőszakma, ahogy a régi sztereotípiák szerint elképzeljük, de napjainkban hatalmas átalakuláson megy át ez a világ is. Szerinted merre tart, hogy néz ki a könyvelőszakma jövője?
– Úgy gondolom, egyrészt integrálódik a cég ügyviteli folyamataiba, másrészt a tanácsadó szakma felé tud elmozdulni. Itt nem elsősorban az adótanácsadásra gondolok, mert azt már eddig is részének tekintik az ügyfelek, sokkal inkább vezetői elemzésekre, értékelésekre. Ha onnan indulunk, hogy felrögzítjük az adatokat egy speciális rendszerbe, ahol tudni kell, hogy mit hova, milyen kupacba kell bekategorizálni, akkor ennek már biztos, hogy nem lesz ekkora jelentősége a jövőben, ezek nagyrészt automatizálódni fognak. Az viszont fontos lehet, hogy hogyan alakítjuk ki ezeket a kategóriákat, ebben tudunk segítségére lenni a cégeknek. Már ma sem amiatt kell elsősorban egy beszállítói számlát szépen részletesen kategorizálni, mert a beszámolót majd ez alapján állítom össze, hanem mert egy kontrolling kimutatáshoz már érdekes lehet, a cégvezetőnek szüksége lehet az információra. A vezetői elemzés, kontrolling irányába is el lehet mozdulnia a szakmának, ha lesz rá igény. Az integrált rendszerekkel működő cégeknél azt érzem igénynek, hogy ebbe folyjon bele az ember, és ebben legyen segítségére a vállalkozónak. A cégvezetők nem feltétlenül közgazdászok. Érzéseik vannak, és ösztönösen sok kis információjuk van arról, hogy milyen adatra lenne szükségük. Ebben tudunk segítségükre lenni a cégeknek, hiszen mi minden adatot ellenőrzünk: megnézünk, elemzünk, mérlegelünk.

Ha ismerem a céget és a gazdasági folyamatait, akkor az ügyvitel szervezésben, munkaszervezésben, akár egy elemző funkcióban tudok segíteni a cégvezetőnek.

Sok cégvezető és könyvelője számára már önmagában az nagyon vonzó, hogy egy integrált könyvelési rendszer sok manuális munkát megspórol nekik. Hiszen az az adat, ami valahol már “bement” az ökoszisztémába, azzal az összes többi társrendszer már tud dolgozni.
– Ez pedig olyan elemzéseket és statisztikákat tesz lehetővé, olyan összefüggések feltárását, ami eddig nem állt rendelkezésre, és amiből már lehet döntéseket hozni. Ha mondjuk több hónapnyi, vagy több évnyi adat egy rendszerben megtalálható, valamilyen szempontból összesítve, értékelve, akár ez lehet egy számviteli szempont is, vagy egy cash szempont, az nagyon érdekes statisztikákat tud adni egy cégvezetőnek.

Még több infó a témában:

Olvasd el a Klein-Szedlár Ritával (Klein Consulting), Fröhlich Lászlóval (Meyer & Levinson) és a Komjáthy Krisztinával (Komjáthy Könyvelőiroda) készült interjúnkat is!

Kövesd Facebook-oldalunkat, hogy ne maradj le újdonságainkról! 

Próbáld ki a SMARTBooks Könyvelést!

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás

Bemutató videó

Keresés

Facebook

Cimkék

Legfrissebb bejegyzések