Beköltözés a SMARTBooks Businessbe 7 egyszerű lépésben

Egy cég életében mindig nehéz döntés egy új szoftver bevezetése. Amikor ez felmerül, a kollégáknál azonnal ellenállásba ütközik már maga a gondolat is, amit nagyon nehéz megtörni és lelkesedésre váltani.

Ebben szeretnénk Nektek segíteni, hogy ne csak kényszer legyen az átállás, hanem minden munkatárs lássa, milyen egyszerű és hatékony a SMARTBooks Business rendszere.

Az alábbiakban összegyűjtöttük Nektek a beköltözés első lépéseit, amihez szükségetek lesz ugyan egy kis Excel tudásra, de egyébként csak követnetek kell a tanácsainkat a lépések sorrendjében.

Mielőtt költözünk: szerepkörök beállítása

A nulladik lépés a kollégák a kollégák meghívása és felhasználói szerepköreinek beállítása, a munkaköri leírásnak megfelelően. Természetesen egy kolléga akár több szerepkört is megkaphat.

1. lépés: a partnerek beemelése

Az első lépés a partnertörzs bevitele a programba. Ezt kétféleképpen tudjátok megoldani, lehet manuálisan a Bisnode adatbázisa segítségével, illetve importálással (valószínűleg az utóbbi gyorsabb lesz). A Partnerekhez kapcsolattartókat is meg tudtok adni, hogy ezentúl könnyebb legyen a kapcsolatteremtés, mivel ezt minden felhasználó látni fogja. Sőt, a SMARTBooks Business Pro csomagjában még kedvezményeket is tudtok kezelni, ezentúl nem kell fejben tartani, a kollégákat kérdezgetni, vagy Excel táblázatban keresgélni, hogy melyik partnernek mennyi kedvezmény jár. És ráadásul ezt is tudjátok importálni. Ezzel felgyorsul az értékesítési munkamenet, a kollégáknál lesznek szabad kapacitások a növekedésre, fejlesztésre.

2. lépés: a termékek beemelése

A második lépés a terméktörzs. Mielőtt ezt elkezdenétek, meg kell határozni és létrehozni a termékkategóriákat. A termékkategóriák segítségével el tudjátok különíteni a tényleges termékeket a számviteli eseményektől, illetve később a riportok készítésénél is hasznos lehet.  Ha ez megtörtént, manuálisan is tudjátok rögzíteni a termékeket, illetve importálni is, amelyik kényelmesebb. A SMARTBooks Business Pro csomagjában speciális termékeket is tudtok létrehozni, illetve kezelni. Ennél a csomagnál lehetőségetek van kezelni sarzskezelt és gyáriszámos termékeket. A gyártásos és a receptúrás termékekhez pedig összetevőket is meg tudtok adni, illetve akár importálni is. A beszerzés megkönnyítése érdekében a termékeknél minimum és maximum készletet is be tudtok állítani, illetve a készletbeállításokat ugyanúgy importálhatjátok is.

3. lépés: a partnerek árai

A harmadik lépés a beszállítói árlista rögzítése, hogy már ne legyen gond vele, amikor “élesben” elkezditek a munkát a programban. Itt beszállítói partnerenként tudtok megadni árlistákat, ezzel is könnyebbé téve a munkát, hogy ne kelljen folyton keresgélni azokat az árakat különböző kinyomtatott listákon. A SMARTBooks Business Pro csomagjában pedig vevői árlistát is tudtok kezelni, ami az értékesítést teszi gördülékennyé.

4. lépés: a fizikai címek

A negyedik lépés a telephelyek, illetve raktárak beállítása. Ha csak tárgyi eszközökkel rendelkeztek, és nincsen telephelyetek, akkor a székhely címét kell itt megadnotok. Ha több telephelyetek vagy raktáratok van, célszerű a SMARTBooks Business Pro csomagot választanotok. A raktárakat a telephelyekhez tudjátok hozzárendeli. Talán ez a legegyszerűbb beállítás. 🙂

5. lépés: a készlet nyilvántartásba vétele (leltározás)

Ahhoz hogy az aktuális raktárkészletet be tudjátok varázsolni a SMARTBooks rendszerébe, leltároznotok kell. De ettől sem kell megijednetek, mert a program végig fog vezetni a folyamaton. 

Javasoljuk, hogy egyszerűsített leltárt válasszatok, így közben még dolgozni is tudtok a rendszerben, és azt is látni fogjátok közben, hogy mennyi az aktuális készlet.

6. lépés: a nyitó adatok

A hatodik lépés a nyitó adatok megadása. A nyitó vevő/szállító számlákat és a nyitó főkönyvi tételeket* be tudjátok importálni a programba, illetve az utóbbit manuálisan is tudjátok rögzíteni.

7. lépés: a számlatükör és a tárgyi eszköz

A hetedik lépés a számlatükör, illetve a tárgyi eszközök kérdése. Használhattok saját számlatükröt*, amit be is tudtok importálni, nem kell tételesen rögzítenetek. Vagy azt is, ami a SMARTBooks rendszerében van, ebben az esetben semmi dolgotok. A tárgyi eszközeiteket is tudjátok a programban kezelni, illetve ugyanúgy tudjátok importálni is. A tárgyi eszközöket lehetőségetek van aktiválni, selejtezni, illetve egyéb tranzakciókat létrehozni.

*SMARTBooks Business Önkönyvelés modul esetén

Azonban még mindig van egy lépés, remélhetőleg a leghosszabb, hogy használjátok a SMARTBooks Businesst, mindenki örömére.

Ha valahol mégis elakadnátok, szívesen segítünk a használat során, kérdezhetsz tőlünk e-mailben és telefonon is, és ugyanitt várjuk visszajelzéseiteket is.

Jó munkát kívánunk a SMARTBooks Businessben!

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás

Bemutató videó

Keresés

Facebook

Cimkék

Legfrissebb bejegyzések