Blog

SMARTBooks feladatkezelés

Feladatok (és közös munka) kezelése okosan

Minden vállalkozás működtetése során számos típusú feladat merül fel. Ezek rendszerezése, átlátása sok fejtörést okoz, elmaradásuk esetén pedig bosszúságot, vagy konkrét veszteséget.

Akár könyvelőirodáról, akár mikrovállalkozásról van szó, ez közös probléma. Vannak egyértelmű helyzetek, például amikor megjön az áru és bevételezzük, vagy a partnerünk behozza a havi számlákat és lekönyveljük. De mi van egy határidős ajánlattal, egy telefonon érkezett ügyféligény visszaigazolásával, vagy a hibás beszállítói számlák múlt hétről elmaradt utánajárásával?  Erre fogok ma ebben a posztban tippeket adni.

Miben segít a szoftver?

Először is tisztázzuk, általában egy szoftver hogyan tudja támogatni a feladatok elvégzését.

Az gondolom, két markáns tábor közül az egyikbe tartozol magad is: vagy ismersz, használtál vagy használsz már bármilyen webes feladatok kezelését vagy csoportmunkát támogató rendszert (Trello, Easynote, Monday.com, Clickup, Asana… szinte végtelen hosszú a lista). Vagy érzed, hogy valami jól jönne, de nem tudod, mire is lenne pontosan szükséged, nem mérted még fel a lehetőségeket, maradtál a hagyományos papír, naptár, telefon, e-mail eszköztárnál.

Bármelyik csoportba is tartozol, érdemes tovább olvasni, mert érdekes lesz a folytatásElmondom, hogyan csináljuk mi a SMARTBooksnál, és szerintem ebből rengeteg ötletet lehet meríteni.

Nem ismersz még minket? Röviden: a SMARTBooks sokkal több, mint egy könyvelő vagy ügyviteli szoftver, hiszen mind a könyvelő, mind a vállalkozás számára egy közös platform: egy digitális csapattag, aki mindegyik fél munkáját megkönnyíti. Ennek pedig nyilvánvaló része a feladatkezelés támogatása is.

Ha összetettebb feladatokat kell megoldani…

Alapvetően lehet magunknak feladatokat, emlékeztetőket, határidőket rögzíteni a rendszeren belül ott, és akkor, amikor a feladat felmerül. Már ez is roppant hasznos tud lenni, ha az ember fia / lánya nagyon elfoglalt és sokfelé figyel.

Azonban az igazi kihívás ott kezdődik, ha több szereplő van a játékban. Például a munkatársamat kérem meg egy egyedi feladatra? Vagy havonta, 8-áig ki kell küldeni adott partnereknek egy kérdést, vagy számlaösszesítőt? Esetleg épp a partnerektől kell begyűjteni hetente, havonta adatokat, és nem tudom, ki hogyan áll?

Ennél már csak egy érdekesebb eset van, mikor az ügyviteli rendszerünkben egy konkrét partnerhez, számlához, ajánlathoz kapcsolódik egy feladat. Ilyenkor ugyanis bármilyen ügyes kis szoftvert használunk, mégiscsak két helyen kell általában követni az eseményeket – a könyvelő / ügyviteli szoftverben, illetve, ha rendelkezünk ilyennel, a feladatkezelőben. Viszont a SMARTBooks erre (is) integrált megoldást nyújt!

Gyors feladatrögzítő ablak

Minden képernyőn, egyetlen gombnyomással a feladat ikonra kattintva megnyílik egy gyors feladatrögzítő ablak, ahol két-három mező kitöltésével rögzíthető a kapcsolódó teendő.

Adható meg felelős, leírás, határidő, és menthetjük is. A kolléga, vagy egy könyvelő-könyvelt cég viszonylatban akár a partnerünk munkatársa azonnal értesítést kap (hiszen a felhőben egy közös integrált rendszert használunk, akkor is, ha annek két különböző felét látjuk könyvelőként és vállalkozóként!). Egyetlen klikk, és a másik fél azon a feladaton, számlán, képernyőn áll, ahol szeretnénk, Nincs keresgélés a levelek, vagy menüpontok és listák közt.

Beállíthatjuk, hogy ha változik a feladat státusza, mi is automatikusan értesüljünk, éppúgy, ahogy a beállított határidő lejáratáról is kaphatunk értesítést (akár egy nappal hamarabb, hogy ne legyen késő).

Beszélgető panel

Sőt, egy-egy számlán állva, a képernyő szélén kinyitva egy kis beszélgető panelt, egymásra is írhatunk (és persze erről is kaphat a másik fél értesítést), így megint e-mailek végtelen keresgélése nélkül hatékonyan, egyszerűen, átláthatóan üzenhetünk egymásnak, méghozzá úgy, hogy az adott bizonylatot kinyitva később is látjuk a hozzá kapcsolódó korábbi kommunikációt!

Szóval, ezt is integráltuk egy rendszerbe, mert első a hatékony és átlátható működés. A SMARTBooks ezen a téren is digitális asszisztensként segíti a munkánkat, emlékezteti partnereinket, munkatársunkat, minket, ha történés van, de nem terhel felesleges infókkal, csak akkor szól, ha kértünk valamiről értesítést, vagy ha határidő közeleg. Sosem nyűgös, nem felejt el semmit, és mindig pontos 🙂

Próbáljátok ki Ti is!

És ne felejtsétek: 

A digitalizáció okos használatával könnyebb az élet! 

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás