Napjainkban nagy előrelépést jelent könyvelési területen is a digitalizáció globális térnyerése, hiszen sok felesleges munkától szabadítanak meg minket az automatizmusok. Mivel többféle adat jöhet különböző rendszerekből, ráadásul nem teljes körűen, ez a lehetőség nemcsak előnyöket rejt magában, de tudatosságot is igényel. Ezért az alábbi 5+1 pontban összefoglalom a legfontosabb tudnivalókat, mire érdemes figyelned a SMARTBooksban, hol találod a kontrollpontokat ezekben a részben újdonságnak számító folyamatokban, hogy aztán a munkád végeztével nyugodtan hátradőlhess.
1. Milyen adatokat és honnan nyerhetsz ki automatikusan?
A SMARTBooks az integrációknak köszönhetően több helyről is automatikusan, 3 perces gyakorisággal érkezteti az adatokat. Érkezhetnek vevő és szállító számlák számlaképpel együtt, valamint Autokasszát használó ügyfelek esetében banki tranzakciók is a Számlázz.hu rendszeréből. Közvetlenül a NAV Online Számla rendszerből bekerülhetnek a szoftverbe a szállító és vevő számla adatok, melyekhez számlakép is kapcsolható a DokuFree dokumentumfeltöltő funkció segítségével.
2. Mit csinálj, mielőtt még bekerül a rendszerbe a rengeteg adat?
Ha maximálisan kihasználnád az automatikus importok adta lehetőségeket, úgy kezdd az előbeállításoknál:
- Ahhoz, hogy a Számlázz.hu-ból a vevő számlák előkontírozva érkezhessenek, már a számla kiállítása előtt be kell állítani a Számlázz.hu terméktörzsében a megfelelő termékekhez a megfelelő főkönyvi számokat. Jó hír, hogy ezt csak egyszer kell megtenned, azután minden automatizáltan megy tovább.
- A NAV-tól közvetlenül a SMARTBooks rendszerbe lekért szállító számlák esetében a partnerekhez beállítható alapértelmezett termék, amelyhez tartozó főkönyvi számra kerülhet könyvelésre a bizonylat.
- A bankbizonylatok könyvelése előtt mindenképpen érdemes felvenni a leggyakrabban használt könyvelési jogcímeket is, megjelölve a hozzájuk tartozó főkönyvi számokat.
- Készpénzes számlák esetén további beállítási opció, ha a számla lezárásával automatikusan szeretnél (technikai) pénztárbizonylatot készíteni a számlához.
3. Kell-e ellenőrizned a kapott adatokat és mi segíthet Neked ebben?
Igen, mindenképpen. Az automatikus importoknak köszönhetően a hibalehetőség jelentősen lecsökken. De előfordulhatnak olyan esetek, hogy az adott bizonylatot már eleve rossz adatokkal küldik be például a NAV-hoz, így onnan már csak a hibás, vagy hiányos adat nyerhető ki.
- Mivel fontos, hogy mindig a kiállított bizonylatokon szereplő adatoknak megfelelően történjen a könyvelés, ezt segíti a SMARTBooks a szállító és vevő számláknál elérhető osztott képernyőn a számlakép megjelenítésével. A számlakép két úton kerülhet a rendszerbe, egyrészt a Számlázz.hu rendszeréből, másrészt a DokuFree funkció használatával, ahol a számlaképeken kívül egyéb dokumentumok is feltölthetők és egyfajta dokumentumtárként is funkcionál, melyhez értesítés is beállítható, ha feltöltésre kerül egy dokumentum. Viszlát Google Drive, helló SMARTBooks DokuFree!
- További segítséget nyújt a bizonylatok feldolgozásához az Adatfeldolgozó központ és az AutoBank-PSD2 menüpont is. Az Adatfeldolgozó központban minden, a rendszerbe beérkezett bizonylat feldolgozottsági státuszát követheted nyomon, sőt, a feldolgozást akadályozó tényezőkről is információkat kaphatsz, amelyeket aztán Te magad is elháríthatsz. Itt kiemelném, hogy a technikai szállító számla típusú bizonylatoknál csak a számlakép érkezik, ezért ne ijedj meg, ha egy bizonylatszámot két sorban is látsz, nem duplikálta a rendszer a számlát, az egyikben a számlaadat van, a másikban pedig számlakép. 😊 Az AutoBank-PSD2 pedig a Számlázz.hu-ból beérkező banki tranzakciók feldolgozására szolgál.
4. Mi a teendő, ha a bizonylatok rögzítése után eltérést találsz az analitika és a főkönyv között?
Először is vizsgáld meg, hogy a nyitó főkönyved egyezik-e a nyitó analitikákkal. Ha ez rendben van, akkor ellenőrizd, hogy minden számla könyvelt státuszba került-e, mert a lezárással kerülnek be az értékek az analitikába és a könyveléssel a főkönyvbe. Tehát, ha találsz csak lezárt, de nem könyvelt számlát (a nyitó vevő és szállító számlákon kívül), akkor valószínűleg abból adódhat az eltérés. Ilyen például abban az esetben fordulhat elő, ha ügyfeled is a SMARTBooks rendszert használja és közösen kialakítottatok egy jóváhagyási folyamatot, amelyben ő csak lezárja a számlákat, Te pedig a lezárást követően könyveled azokat. Az is okozhat hasonló bonyodalmakat, ha valamit, amihez egyébként analitika is tartozna, vegyes bizonylatként próbálsz rögzíteni. A vegyes bizonylatokon rögzített tételek nem jelennek meg az analitikákban. Ez alól csak egyetlen kivétel van, az áfa, ami viszont külön jelölendő az ilyesfajta rögzítés során.
5. Mire figyelj a havi bevallások beküldése előtt?
Elsőként ellenőrizd, hogy maradt-e feldolgozásra váró, vagy sikertelenül feldolgozott számla az adatfeldolgozó központban, majd mind a vevő, mind a szállító oldalon nézd meg, hogy maradtak-e új státuszban lévő számláid az adott időszakra. Ehhez bátran használhatod a különböző, szűrésre alkalmas mezőket. Ha igen, és esetleg nem kaptad meg a hozzá tartozó bizonylat képét, célszerű azt jelezni az ügyfeled felé, hiszen bizonylat nélkül nincs könyvelés. 😉
Figyelni kell arra is, hogy a számla adattal a megfelelő áfa kulcsot kaptad-e az egyes számlatételekhez és az megfelelő-e ahhoz, hogy jó helyre is kerüljön az áfa bevallásban. Amennyiben nem, ezt a könyvelés során módosítani tudod. Több speciális áfa kód is létezik a SMARTBooksban, melyek a megfelelő rögzítést és bevallást segítik. Ilyen az LNV kód, melyet használhatsz például a telefonszámla azon részéhez, melynek áfa tartalma nem vonható le, de ez biztosítja Számodra, hogy az M-lap szabályosan legyen kitöltve. Vagy ilyen például az LNV-0 kód is, melyet azokhoz a tételekhez használhatsz, melyek áfa tartalmából semmi sem helyezhető levonásba, így ezek nem fognak bekerülni az áfa bevallás M lapjára.
+1. Mire kell leginkább figyelni a hónapzárás során?
Amire a leginkább ügyelned kell, hogy lezárt kontrolling időszakba további bizonylatokat már nem tudsz rögzíteni. Tehát ellenőrizd, hogy feladtad-e a tárgyi eszköz időszakot, a béreket és járulékokat, egyéb vegyes tételeket, lezártad-e a pénztárat.
Ha felkeltették érdeklődésedet az új folyamatok, regisztrálj a SMARTBooksba és vesd bele magad a digitalizáció nyújtotta lehetőségekbe! 😉