“Ma már nem szükséges adatot rögzíteni” – interjú Komjáthy Krisztinával, a Komjáthy Könyvelőiroda vezetőjével

Komjáthy Krisztina egy olyan hatfős, veszprémi könyvelőirodát vezet, amelyről ügyfelei is tudják, proaktívan segíti vállalkozásuk fejlődését. Tapasztalata szerint a digitalizáció lehetőséget ad egy magasabb szintű könyvelői működésre: minél kevesebb adatrögzítést végez, annál több ideje marad a szakértői jelenlétre. Hogy erre mikor és hogyan jött rá, illetve hogy mit jelent ez az ügyfelei, és tágabban értelmezve a szakma számára, interjúnkban elmeséli.

Mivel foglalkozik a Komjáthy Könyvelőiroda, és mi az, amit a “specialitásotokként” kiemelnél? 

– Alapszolgáltatásunk a könyvelés és bérszámfejtés. Ügyfélkörünkben minden típusú vállalkozói forma megtalálható: kft, bt, katás és nem katás egyéni vállalkozó, szociális szövetkezet, alapítvány és egyesület is. Specialitásunk, hogy vállalunk ügyfelek saját programjában történő könyvelést is. Több olyan megbízónk van, aki saját vállalatirányítási rendszert használ, melyeknek a könyvelési modulját mi kezeljük, így öt különböző ERP-ben könyvelünk. Ügyfeleink ezzel kapnak egy könyvelőt, aki nem a saját irodájukban dolgozik, nincs mindig fizikailag a cégnél, de az adatok feldolgozása mindig naprakész. A szállítói számlák rögzítését és bankok beolvasását ezen cégeknél saját munkatárssal oldják meg, a vevőszámlák pedig a rendszerben automatikusan képződnek. Dolgozunk olyan ERP rendszerben is, ahol be tudjuk paraméterezni a költség és árbevétel tételeket, így amikor az adatrögzítő felrögzíti pl. a telefonköltséget, akkor a háttérben automatikusan hozzárendelődnek a tételhez a megfelelő főkönyvi számok. Az így előkontírozott tételeket rögzítés előtt kontrolláljuk, illetve ha szükséges, javítjuk. 

Amikor a SMARTBooks belépett ebbe a környezetbe, miben hozott változást? 

– Nagyon sokban. Folyamatosan keresem a megoldásokat, hogy hogyan tudom a könyvelői munkánkat még könnyebbé tenni. Úgy gondolom ugyanis, hogy egy könyvelő tudásának nem szabad kimerülnie abban, hogy berögzítjük a számlákat, megcsináljuk a beszámolót. A nagy ERP-rendszerek használatánál nagyon szimpatikus számomra, hogy nem kell odamenni a szekrényhez és előkeresni a bizonylatot, ha valamit meg szeretnék nézni például a szállítói számlán, hanem hozzá van csatolva a számlakép a számlatételekhez. Az előző könyvelőprogramunknál ez nem volt megoldva, és nem is mutatkoztak jelek, hogy fejlesztenének ilyen irányban. Ezért kezdtem nézelődni a neten, ahol is januárban szembejött velem a SMARTBooks. A regisztrációt követően rögtön éreztem, hogy ez a program pont olyan, amilyet keresek. Számlázz.hu-s is vagyok, és amikor láttam, hogy automatikusan átolvasódnak a vevői és bizonyos szállítói adatok a számlaképekkel együtt, tudtam, ez a program kell nekünk. Időt szerettem volna spórolni a kollégáimnak, hogy többet tudjunk foglalkozni az ügyfeleinkkel, még hamarabb tudjunk nekik segíteni, ha kérdésük van, még inkább naprakészek lehessünk a könyveléssel, emellett plusz szolgáltatásokkal is tudjuk őket segíteni. Úgy gondolom, hogy a SMARTBooks-szal ezt meg fogjuk tudni oldani. 

Voltak hasonlóan kézreálló online munkaeszközök, programok, amiket korábban is használtál? 

– A Riporttal kezdtem, amivel szintén véletlenül “találtunk egymásra” 2016-ban, és azóta is használjuk. Nagyon szeretik az ügyfeleink és mi is. A költség és bevétel nyilvántartásra, likviditástervezésre, számlák rendszerezésére a QUICK-et használjuk. Számlázóprogramunk a Számlázz.hu, ez év elejétől pedig a SMARTBooks-ban könyvelünk. Emellett használunk egy könyvelőasszisztens programot, amellyel az adóértesítőket küldjük ki ügyfeleinknek, illetve évzárásnál az ELZA program segíti a munkánkat. Nyitott vagyok minden olyan alkalmazás irányába, mellyel a munkánkat tudjuk egyszerűsíteni, amely segíti az adatok, bizonylatok digitális tárolását. 

Mindezzel az adatrögzítés jókora része fizikailag kikerül a kezetekből. Százalékosan körülbelül a mennyivel csökkent így a rutinmunkátok, becslésed szerint?

– Úgy gondolom, hogy 60%-kal egész biztosan. Július 1-től elindult a NAV adatszolgáltatás, amit már nagyon vártunk. A belföldi számlák adatai automatikusan megjelennek a SMARTBooksban, de a külföldi számlákat kézzel kell rögzítenünk. Nyilván az ellenőrzést nem lehet teljesen elhagyni, nem lehet teljesen az automatizmusokra támaszkodni, de ha már a dátumok, összegek helyességében biztosak lehetünk, az sokkal gyorsabbá tudja tenni a munkánkat.  

Mire fordítjátok az így fennmaradó időt?

– Szeretnénk minél naprakészebbek lenni minden partnerünk könyvelésével. Eddig csak akkor tudtunk a könyveléssel folyamatosan haladni, ha rendszeresen megkaptuk az ügyfelektől az anyagokat. Most, hogy már a NAV-tól folyamatosan érkeznek a SMARTBooksba a számlaadatok, így az eddigi “holtidőket” ki tudjuk használni. A folyamatosság révén remélhetőleg az áfa előtti időszakok is könnyebbek lesznek. Úgy vélem, hogy a rendszeresen ismétlődő szállítói számlákat le tudjuk majd rögzíteni számlakép nélkül is. A Számlázz.hu-s ügyfeleink vevői számláinál a számlaképeket is látjuk, azok rögzítése folyamatosan meg tud történni. Van olyan partnerünk, aki 15 ezer vevői számlát bocsát ki egy hónapban. Ekkora számlamennyiség feldolgozása automatizmus nélkül nagyon nehéz lenne. 

Ha folytatódik a trend, mit jelent mindez a jövőre nézve? A könyvelőszakmának is komoly változásokat hoz, de az ügyfelek mit fognak ebből érzékelni?

– A szakmánkra nézve úgy látom, hogy van, aki pozitívan veszi ezt a változást, és van, aki negatívan.  Vannak olyanok, akik a hagyományos értelemben vett könyvelői szolgáltatást nyújtják: lekönyvelik az anyagot, amit ügyfeleik elvisznek hozzájuk, lefűzik, beküldik a bevallásokat, elkészítik a beszámolót. Másrészt vannak olyanok, akik mozgolódnak, többet szeretnének adni az ügyfeleknek az alap könyvelésen túl  – ilyenek vagyunk mi is. Arra törekszünk, hogy megmutassuk a cégvezetőknek, milyen sok mindenben tudunk nekik segíteni. A riportokat először vegyesen fogadták az ügyfeleink, aztán rájöttek, hogy milyen hasznosak. Rendszeresen leültünk, átbeszéltük a számokat, hogy folyamatosan képben legyenek a cégük működésével,  és ne decemberben legyenek csak kíváncsiak, hogy mekkora veszteségük vagy nyereségük keletkezett. Hiszem, hogy a mikro- és kisvállalkozóknak is tisztában kell lenniük azzal havi szinten, hogy hogyan gazdálkodnak. Van olyan cégvezető, aki azt mondja, hogy “nekem nem kell semmit mondanod, én tudom, hogy hogyan állok”. De ő pénzforgalmi szemléletben gondolkodik, amikor tudja, mennyi pénze van. Én pedig a másik oldalról, eredményszemlélettel és cash-flow-val mutatom be, hogy “azért van a bankszámládon ennyi pénz, mert ez és ez történt, de….”. A jelenlegi ügyfélkörünk túlnyomó többsége nyitott a digitális változásokra, a jövőre nézve pedig a digitálisan érett ügyfeleket szeretnénk szolgáltatásainkkal segíteni. Azzal a kis eszköz-csomaggal, amivel dolgozunk, ezt mind meg tudjuk valósítani. A SMARTBooks-ban az ügyfél igényének megfelelő vezetői riportokat is össze tudunk állítani, segítve ezzel a döntéseik előkészítését. A digitális fejlődéssel a cégvezetőknek is fejlődniük kell, de nagyon sokan máris ott tartanak, hogy kifejezetten nyitottak rá. 

Hogy állsz te magad a digitalizációval járó változásokhoz, milyen hatással van a te munkádra?

– Úgy gondolom, hogy a szakmánk a tanácsadás irányába fog elmenni a digitalizációval, ami nekem nagyon tetszik, könyvvizsgálóként közel áll hozzám ez az irány. Teljes mértékben egyetértek azzal, hogy ha egy adat valahol már megszületett, azt ne kelljen még egyszer rögzíteni. A tavaszi időszakot home office-ban dolgoztuk végig, melynek során az ügyfeleinknek meg kellett oldaniuk, hogy a könyvelési anyagot  elektronikus formában juttasák el irodánkhoz. Ez is segítette a törekvéseimet, hogy az iratanyag elektronikus formában tárolódjon. Így ha meg kell nézni egy számlát, akkor ne kelljen előkeresni az eredeti dokumentumot, ahelyett, hogy kettőt kattintanék, és ott lenne előttem a számlakép – annyi időm nincs. Vállalkozó vagyok, de fontos számomra, hogy minőségi szabadidőm is legyen úgy, hogy az irodám rendben van. Az irodám pedig akkor van rendben, ha az ügyfeleim is elégedettek. Nekem ez a legfontosabb, és úgy gondolom, ezekkel az eszközökkel még minőségibb kiszolgálást tudunk adni az ügyfeleinknek.

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás

Bemutató videó

Keresés

Facebook

Cimkék

Legfrissebb bejegyzések