2020. július 1-jétől már nincsenek fiókokban, táskában lapuló számlák. Mostantól a könyvelő ugyanolyan naprakész adatokkal rendelkezik a belföldi szállítói számlákról, mint a vállalkozás. Sőt, előfordulhat, hogy a könyvelőnek előbb lesz információja a belföldi szállítói számlákról, mint a vállalkozásnak. Mutatjuk hogyan…
Az idei év jelentős változásokat hozott a könyvelők és a vállalkozások kapcsolattartásában. Tavasszal szinte egyik napról a másikra kellett megoldani, hogy akik eddig papíralapon adták át a számlákat a könyvelőjüknek, ezután mindet elektronikus formában továbbítsák. Ezt az online adatátadást biztosította és biztosítja most is a SMARTBooks dokumentumfeltöltő funkciója, így már nem szükséges személyesen találkozni a könyvelési anyagok átadásához.
Már ezzel a változással is jelentősen átalakultak a folyamatok, hiszen korábban előfordulhatott, hogy a könyvelők a bevallási határidő előtti napokban kapták meg a számlákat. Emiatt állandó időnyomás alatt kellett dolgozniuk, akár az utolsó pillanatban könyvelték a teljes hónap, vagy negyedév összes bizonylatát.
Idén nyáron új időszámítás kezdődik: már nemcsak a számlaképek, vevő számlák érkeznek a SMARTBooks rendszerbe, hanem a NAV Online Számla rendszeréből a belföldi szállítói számlák is.
“Olyan jó érzés volt megnyitni új számlaként az adatokat a szállítókban!!! Eddig is tudtam, de most már az első fecske bizonyította, hogy milyen szép új világ jön számunkra júliustól.”
2020. június 12. 7:14 Komjáthy Könyvelőiroda üzenete
2020. július 1-jétől megfordult a világ
Már előbb érkeznek be a számlák adatai a SMARTBooks rendszerbe – és így a könyvelő, vállalkozás nyilvántartásába – mint megérkezik a számlakép vagy a számla.
Mit jelent ez a gyakorlatban? A SMARTBooks elvégzi az adatrögzítést, amit eddig manuálisan kellett végezni. A könyvelőirodák összes cégébe folyamatosan érkeznek már nemcsak vevő, hanem a belföldi szállítói számlák is. Három percenként 0-24 óráig a SMARTBooks folyamatosan rögzíti a NAV Online Számla rendszeréből érkező szállítói számlákat.
3 perc alatt 100 db szállítói számla automatikus rögzítésre kerül
Így 95%-kal csökkentheted a bizonylatok könyvelési idejét. Ezzel együtt hatékonyabbak lesznek a könyvelési, könyvelőirodai folyamatok, csökken az adatellenőrzésre fordított idő is, mert már nem lesznek véletlenül elütött dátumok, összegek.
Nincs több elfelejtett számla – új ellenőrzési pontok segítenek
Folyamatosan nyomon követheted, hogy a vállalkozáshoz, könyvelőhöz megérkezett-e már a számla, mivel a NAV Online Számla rendszeréből a SMARTBooks automatikusan rögzíti és új státuszba állítja a bizonylatot, ami mutatja, hogy a számla még nincs könyvelve. Akár az induló képernyőre is beállíthatod, hogy folyamatosan lásd az érkező számlákat. Az áfabevallás készítésekor pedig figyelmeztet a SMARTBooks, ha még van olyan rögzített bizonylat, amihez nem érkezett meg a számla.
A számlaképet és a számla adatokat egy képernyőn látjuk
A szállítói számlák rögzítő képernyőjén a bizonylatadatok mellett megjelenik a csatolt számlakép is. Mivel a NAV Online Számla rendszeréből a számlaadatok rögzíthetők automatikusan, a számlakép csatolására a SMARTBooks a következő megoldásokat biztosítja:
- Számlázz.hu-ból érkező számlaképek automatikusan csatolásra kerülnek
Ha van könyvelői hozzáférésed ügyfeled Számlázz.hu #profi fiókjához, akkor a Számlázz.hu rendszerében kiállított szállítói számláknál már eddig is megjelentek a számlaképek. 2020. július második felében már a QUICK rendszerből is érkezhet számlakép a Számlázz.hu fiókba, és automatikusan megjelenik a SMARTBooks szállítói számláknál is.
- SMARTBooks rendszerben:
Dokumentumfeltöltőben egyszerűen a számlához rendelheted
Ha vállalkozással közösen használjátok a SMARTBooks rendszert, akkor a feltöltött számlákat egyszerűen, a “Bizonylathoz rendelés” gombbal összekapcsolhatod a rögzített bizonylatokkal. Ráadásul így rendezett formában látod a még feldolgozásra váró bizonylatokat, nyomon követheted a feldolgozást. Akár munkatársaiddal közösen, egy cégben is dolgozhattok.
E-mailben kapott számlákat a “fogd és vidd” módszerrel
A szállító számla bizonylatrögzítési képernyőjére húzhatod a fájlt, amivel már automatikusan csatolásra is kerül a számla.
Új lehetőség = naprakész információ
Amikor a SMARTBooks rögzíti a szállítói számlákat, a vállalkozásod egy adatrögzítő “munkatárssal” is bővül, mert a rendszer automatikusan, a hét minden napján 0-24 óráig dolgozik.
És ami a legfontosabb, nem következő hónap elején, vagy 20-án leszel kész a könyveléssel, hanem akár naprakész is lehetsz, hiszen az adatok azonnal rendelkezésre állnak a SMARTBooksban és folyamatosan nyomon követheted, megérkezett-e az összes számla az adott hónap lezárásához.
Ezekben a percekben is több ezer szállítói számla érkezik és automatikusan rögzítésre kerül a SMARTBooks-ban. Te bekapcsoltad már a szállítói számlák fogadását?
Nagy öröm számunkra, hogy veletek együtt lépünk ebbe az új időszakba és az automatizációnak erre az útjára. A következő időszakban tovább dolgozunk azon, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki ebből az izgalmas lehetőségből.
Célunk, hogy a könyvelői munkád ne robotolás, hanem valódi szakmai munka legyen, és a SMARTBooks – mint egy szoftverrobot – minél több adatrögzítést végezzen helyetted, így a szakmai munkádra, vállalkozásod fejlődésére és üzleti partnereidre több időt fordíthass.
Az automatizációk fejlesztése folytatódik!
Csapatunk már dolgozik a következő nagyszerű lehetőségen: a Számlázz.hu integrációnak köszönhetően a SMARTBooks rendszerben hamarosan elérhető lesz a PSD2 – a banki tranzakciók automatikus feldolgozása is.
Nincs még SMARTBooks fiókod? Regisztrálj, hogy a következő áfabevallás elkészítéséhez a vevő és a belföldi szállító számlák rögzítését már a SMARTBooks végezze el helyetted!
Lehet egyszerűen év közben könyvelőszoftvert váltani?
Igen.
Hogyan költözzek át a SMARTBooksba? – Az egyszerű nyitás receptje, SMARTBooks módra
