SMARTBooks HR

“Stratégiai könyvelés” – a szoftveres és az emberi oldal

Vállalkozók és könyvelőik néha egészen cica-kutya barátságra hasonlító kapcsolatban vannak egymással. Mivel közösek az érdekek (cél a hatékony vállalkozás flott működtetése), ezért megéri “jóban lenni”, azaz gördülékenyen együttműködni. Számos érdekellentét nehezíti viszont a közös munkát: a könyvelőnek elvárásai vannak (az időben megkapott anyagok például teljesen jogos elvárások), a cégvezető pedig gyakran a háta közepére kívánja az adminisztratív feladatokat. Ami szintén érthető… Hol legyen tehát a találkozó, a terület, ahol mindketten komfortosan mozognak? A szoftverben? Igen, ez egynek jó. És a digitális eszközökön túl mi a helyzet? Szabados Andrea coach válaszolt a problémás kérdésekre.

Stratégiai partnerség szükséges rossz helyett

Amilyen harmonikus együttműködésre lenne szükség a hatékony munkához, annyira harcos néha a viszony cégvezető (vállalkozó) és könyvelője között. “Küldd már át az anyagokat időben!” – halljuk a könyvelőnktől nem egyszer. “Jaj, megint nem jutott időm zárásig mindent beszkennelni” – riad fel legrosszabb rémálmából a szerencsétlen vállalkozó, akinek ezer más határidőt is kell figyelnie.
Ezekből a kötelezettségekből és ellentétekből pedig számtalanszor egymásra mutogatás következik. Vagy végső soron komoly adózási hibák, melyeknek már pénzügyi következménye, azaz büntetés is lehet a vége. Szerencsére ez nem olyan gyakori, mint az “egyszerű” morgolódások: “a könyvelőm nem elég naprakész”, vagy a “vállalkozás, akit könyvelek, nem elég digitális“.

Hiszen a flott és időben történő anyagleadáshoz ma már gyakran elegendő a megfelelő szoftverek kiválasztása! A SMARTBooks például felületet biztosít az adatok azonnali átadására, innentől tehát nincs felület összezördülésre sem. Amennyiben a papírmunkán túl tekintünk a könyvelőnkre, pénzügyi tanácsadóként kaphatjuk őt vissza a felesleges manuális adatrögzítéstől mentesülve. Így valódi stratégiai partnerként számíthatunk rá, ahelyett, hogy a “szükséges rossz”, a fájdalmas kötelezettségek megtestesítője lenne.

Alapvetően a legtöbb kisvállalkozás még mindig úgy van vele, hogy a könyvelő az utolsó. Hamarabb szeretnének egy postással találkozni, mint egy könyvelővel beszélgetni, mert a vállalkozók egyszerűen nem fogták föl, hogy ha mi jól dolgozunk, azzal rengeteg időt, pénzt, energiát tudunk spórolni nekik.” (Idézet Fröhlich Lászlótól, a Meyer & Levinson könyvelőjétől – forrás: Az ügyfél kiszolgálása azután kezdődik, hogy lekönyveltük a céget”)

Ha a könyvelő és a könyvelt vállalkozó egy cégben dolgoznának együtt, akkor a fentiek tipikus HR-problémák lennének. (HR: “human resources”, emberi erőforrások felelőse nagyobb cégeknél.) De ügyfél- vagy partneri viszonylatban is előfordulnak HR-jellegű problémák. 

HR-”jellegű” problémák – cégen kívül? És a megoldások?

Az együttműködések minden téren magukban hordozzák az érdekellentétek, a félreértések lehetőségét, hiszen mindannyian a szubjektív nézőpontunkból tekintünk a helyzetekre, és a saját érdekeinket szeretnénk optimalizálni.” – mondta el kérdésünkre Szabados Andrea coach, szervezetfejlesztő szakember. Nem is ritka, hogy ezek az érdekellentétek vagy félreértések feszültségeket okoznak a felekben. “Hajlamosak vagyunk belefeledkezni a saját valóságunkba, hiszen emberek vagyunk. A szervezetfejlesztés során gyakran találkozunk a szervezeti egységek, területek, illetve a partnerek (vevők, beszállítók stb.) közötti ellentétekkel.

De mit lehet tenni olyankor, amikor az együtt, közös célokért, közös projekteken vagy folyamatokon dolgozó emberek, akármilyen jogi viszonylatban is állnak egymással, súrlódásokat élnek meg a közös munka során? A szakember szerint vannak jól működő megoldások. 

Új nézőpontokat hozunk be, megpróbáljuk megvizsgálni, vajon milyen szempontok vezérelhetik a másik felet. Hátrébb lépünk egyet, és így nézünk a helyzetre, az összképre. Feltételezzük, hogy a másik fél fejével gondolkodva teljesen normálisak az adott elvárások, igények, az ő működése, azaz OKÉnak tekintjük őt (és nem ellenségnek) – és ezzel a szemüveggel járjuk körbe a problémát. Így sokkal könnyebben megtalálhatjuk a közös nevezőt, a konszenzust, az egyezési pontokat.

Nagyobb cégekben gyakran rendelkezésre áll egy olyan szakember, aki a helyzet panaszosainak segítségére siethet, legyen ez konkrétan a HR-es (emberi erőforrások felelőse), vagy valamilyen informális szerepben belépő támogató kolléga. De hogyan alkalmazható ez a módszer, amikor nem egy cégen belül dolgozunk? Speciálisan például olyankor, amikor egy könyvelő alvállalkozóként dolgozik egy vállalkozóval vagy cégvezetővel? A coach-nak erre is van javaslata: 

Kommunikáljunk másképp, mint eddig! Tegyünk fel több kérdést a kijelentő mondatok, kérések és utasítások helyett, és hallgassuk meg a másik felet. Érdeklődjünk a nála zajló folyamatokról, az összefüggésekről, a be- és kimeneti pontokról. Ismerjük meg, mik a főbb problémái. Ha van rá lehetőségünk, személyesen tegyünk látogatást az ő irodájukban, ismerjük meg a munkatársakat személyesen. Hívjuk el a partnert a saját irodánkba, telephelyünkre, és tájékoztassuk őt a saját folyamatainkról, tipikus nehézségeinkről (pl. csúcsszezon, holtidőszak, alapanyag-beszerzés stb.). Összességében az egymásról, a másik munkájáról alkotott véleményünket próbáljuk megtisztítani a sztereotípiáktól, korábbi tapasztalatoktól és feltételezésektől – és helyette szerezzünk valódi benyomásokat. Mindezt ‘békeidőben’ érdemes megtenni, és így megalapozzuk a gördülékeny együttműködést a beszámolási időszakra, amikor szorítanak a határidők. Konfliktusok esetén pedig feltételezzük a másik félről a jó szándékot, és inkább törekedjünk a megértésre, mint az ellentétek mélyítésére.

Emellett érdemes megnézni a visszatérő problémás helyzeteket, és megvizsgálni, ki lehet-e ezeket váltani akár automatizált szoftvermegoldásokkal. Például ha az ügyfeledtől nem kapod meg időben a könyvelési anyagot, arra már léteznek szoftveres megoldások, akár teljesen automatizált folyamatokkal is, hogy a könyvelőnél már naprakészen megjelenjenek a bizonylatok. Ilyen például a NAV Online Számla rendszerből a SMARTBooks rendszerbe érkező szállító számlák automatikus rögzítése, vagy a Számlázz.hu #profi fiókból érkező vevő számlák automatikus könyvelése.

Digitalizáció & együttműködés – a 21. századi vállalkozók (és könyvelők) kulcsszavai 

Ha vállalkozóként elismered a könyvelőd munkáját, valódi stratégiai segítséget kapsz a vállalkozásodhoz. Neki nem az adatrögzítés a feladata, mert azt ma már a gépek teszik meg helyette: ő veled tud gondolkozni, mert valami nagyon fontoshoz ért, amihez te kevésbé, viszont ehhez érdemben be kell vonnod őt a munkádba. Vége az utolsó pillanatban, a határidő napján leadott számláknak (ennek nagy részét szerencsére már a SMARTBooks vállalja át helyettetek), de vállalkozóként rád hárul a felelősség, hogy a jelentősebb gazdasági eseményekről előre tudjon a könyvelő is (pl. ingatlanvásárlás, hitelfelvétel).. Ha már tanácsadóddá, valódi stratégiai partnereddé vált, akkor sokkal könnyebben megtaláljátok, hol vannak a valódi értékek, hol a határ a könyvelői szolgáltatásban, hol vannak az együttműködési pontok.

Ma már, főképp a home office és a vele járó munkarendek átalakulásának járvány-szerű berobbanása után a digitális eszközök nélkül elképzelhetetlen az élet. Könyvelőknek, vállalkozóknak, és mindenkinek, aki adatokkal, információkkal, szolgáltatással, kereskedelemmel foglalkozik, tehát nagyjából a teljes gazdaságnak meg kell szokni a magas fokú digitalizáltságot. Azok, akik hamar eligazodnak a digitalizációval érkező lehetőségek kánaánjában, ugrásszerű előnyre tehetnek szert a lemaradókkal szemben. Könyvelőként és vállalkozóként is megteheted, hogy a partnereidet kézen fogod: mutasd meg a veled dolgozó szakembereknek, hogy milyen munkakönnyító lehetőségeket veszel már igénybe te magad. Mindezzel pedig milyen lehetőségeket teremtesz arra, hogy a mindennapi súrlódásokat felváltsa az egymás munkáját támogató, inspiráló együttműködés. Ami digitálisan létezik, annak nemcsak nyoma van, hanem kevesebb manuális teher is jár vele. Integrált rendszerekkel és a digitális eszközök okos használatával könnyebb és sikeresebb is vállalkozni, könyvelni. 

A SMARTBooks innovatív megoldásokkal biztosítja ezt az együttműködést. Regisztrálj még ma!

A bejegyzést megoszthatod a Facebookon, vagy elküldheted E-mailben, de akár ki is nyomtathatod.

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
E.mail
Megosztás itt: print
Nyomtatás

Bemutató videó

Keresés

Facebook

Cimkék

Legfrissebb bejegyzések